Untuk memastikan efektivitas program, Kementerian Haji dan Umrah Arab Saudi menyiapkan instrumen penilaian terstandar guna mengukur kompetensi dan kesiapan peserta sekaligus mengevaluasi dampak pelatihan.
Program ini juga mengadopsi skema Training of Trainers (TOT) agar pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh dapat ditransfer secara berkelanjutan kepada personel lain di masing-masing kantor urusan haji.
Sebelum peluncuran, penyelenggara telah menggelar pertemuan persiapan untuk menyelaraskan materi, pembagian peran instruktur, serta metode pelatihan dan penilaian. Langkah ini dilakukan guna memastikan seluruh jalur pelatihan berjalan dengan standar yang sama.
Program pelatihan berlangsung menjelang Konferensi dan Pameran Haji ke-6 yang dijadwalkan pada 8–11 November 2026 di Jeddah.
Kegiatan tersebut berada di bawah naungan Penjaga Dua Masjid Suci, Raja Salman bin Abdulaziz Al Saud, dan diselenggarakan Kementerian Haji dan Umrah Arab Saudi bekerja sama dengan Pilgrim Experience Program, salah satu program dalam kerangka Saudi Vision 2030. Inisiatif ini merupakan bagian dari persiapan awal Arab Saudi menghadapi musim haji 1448 H/2027 M.